Gestion contractuelle

Les municipalités procèdent régulièrement à l’acquisition de biens et de services afin de répondre aux divers besoins des citoyens. Ces acquisitions font généralement l’objet d’un contrat conclu entre un ou plusieurs organismes municipaux et la ou les parties disposées à fournir des biens ou des services touchant aux assurances, à l’exécution de travaux, à la fourniture de matériel et à la fourniture de services.

L’octroi de contrats est un exercice important et stratégique qui nécessite une gestion saine et rigoureuse de la part des municipalités. Conséquemment, les municipalités ont des obligations et des responsabilités qui découlent de dispositions législatives et réglementaires visant à encadrer l’octroi des contrats ainsi qu’à assurer la transparence des processus et une reddition de comptes auprès des citoyens.

Les organisations visées par le cadre légal en matière d’adjudication de contrats sont les :

  • municipalités locales et régionales de comté (ne sont pas concernés : les villages nordiques, les villages cris et naskapi, l’Administration régionale Kativik ainsi que les paroisses de Saint-Louis-de-Gonzague-du-Cap-Tourmente, de Saint-Benoît-du-Lac et de Notre-Dame-des-Anges);
  • régies intermunicipales;
  • communautés métropolitaines;
  • sociétés de transport en commun;
  • autres organismes pour lesquels la loi déclare expressément applicables les dispositions concernant les règles d’adjudication des contrats municipaux.

Depuis le 1er janvier 2018, doivent également se soumettre aux règles contractuelles des municipalités, tout organisme remplissant l’une ou l’autre des caractéristiques suivantes :

  • il est un organisme que la loi déclare mandataire ou agent d’une municipalité;
  • son conseil d’administration doit, en vertu des règles qui lui sont applicables, être composé majoritairement de membres d’un conseil d’une municipalité ou de membres nommés par une municipalité;
  • son budget est adopté ou approuvé par une municipalité;
  • son financement est assuré, pour plus de la moitié, par des fonds provenant d’une municipalité et ses revenus annuels sont égaux ou supérieurs à 1 000 000 $;
  • il est désigné par le ministre comme organisme assujetti.

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Les types de contrats

Les organismes municipaux peuvent conclure des contrats de construction, d’approvisionnement et de services avec des fournisseurs.

Le contrat de construction

On entend par contrat de construction un contrat pour la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation d’un bâtiment ou d’un ouvrage de génie civil, y compris la préparation du site, les travaux d’excavation, de forage et de dynamitage, la fourniture de produits et de matériaux, d’équipement et de machinerie si ceux ci sont prévus au contrat et y sont reliés, ainsi que l’installation et la réparation des équipements fixes d’un bâtiment ou d’un ouvrage de génie civil.

Le contrat d’approvisionnement en biens

Les contrats d’approvisionnement en biens sont définis par des contrats pour l’achat ou la location de biens meubles dans lesquels des frais peuvent être inclus pour l’installation, le fonctionnement et l’entretien des biens.

Le contrat de services

On entend par contrat de services un contrat pour la fourniture de services dans lequel des pièces ou des matériaux nécessaires à cette fourniture peuvent être inclus.

Le contrat de services professionnels à exercice exclusif

Les contrats de services professionnels à exercice exclusif sont ceux qui, en vertu d’une loi ou d’un règlement, ne peuvent être rendus que par un médecin, un infirmier, un dentiste, un pharmacien, un médecin vétérinaire, un ingénieur, un arpenteur géomètre, un architecte, un comptable agréé, un avocat ou un notaire.

Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter le Règlement sur l’adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre.

Les modes de sollicitation

Les organismes municipaux peuvent conclure des contrats selon les trois principaux modes de sollicitation possibles : le contrat conclu de gré à gré, le contrat conclu à la suite d’appel d’offres sur invitation auprès d’au moins deux fournisseurs ou le contrat conclu à la suite d’un appel d’offres public. Pour déterminer le mode de sollicitation à utiliser, l’organisme municipal tient compte de l’estimation de la dépense du contrat qu’il désire octroyer.

Les organismes municipaux sont soumis aux dispositions législatives et réglementaires encadrant l'octroi de contrats municipaux. Ces dispositions sont résumées dans le document suivant :

Il est à noter qu’un organisme municipal ne peut diviser en plusieurs contrats en semblable matière, sauf si cette division est justifiée par des motifs de saine administration, un contrat d’assurance ou un contrat pour l’exécution de travaux, la fourniture de matériel ou de matériaux ou la fourniture de services autres que des services professionnels nécessaires dans le cadre d’un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles.

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Contrats de moins de 100 000 $

Actuellement, les organismes municipaux peuvent accorder des contrats de gré à gré si leur valeur est de moins de 25 000 $ et par invitation auprès d’au moins deux fournisseurs si celle ci est de 25 000 $ ou plus, mais inférieure à 100 000 $. Dans ce dernier cas, le délai pour la publication d’une demande de soumissions ne doit pas être inférieur à 8 jours.

Depuis le 1er janvier 2018, les organismes municipaux peuvent prévoir les règles de passation des contrats qui comportent une dépense de moins de 100 000 $ dans la mesure où ils adoptent un règlement sur la gestion contractuelle précisant dans quelles circonstances ces différents modes s’appliqueront aux contrats de moins de 100 000 $.

Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter les documents suivants :

Contrats de 100 000 $ et plus

Les organismes municipaux doivent passer par des appels d’offres publics afin d’octroyer tout contrat de plus de 100 000 $. Les demandes de soumissions devront respecter un délai de publication minimum de 15 jours ainsi que les seuils prévus dans les différents accords de libéralisation des marchés applicables.

Il existe quelques exceptions à la procédure d’appel d’offres public, notamment pour les contrats de services professionnels à exercice exclusif de plus de 100 000 $. En effet, les organismes municipaux peuvent accorder des contrats :

  • de gré à gré pour les professions suivantes : médecin, dentiste, pharmacien, infirmier et médecin vétérinaire;
  • sur invitation écrite auprès d’au moins trois fournisseurs pour les professions suivantes : avocat et notaire.

Le document ci-dessus intitulé Régime général concernant l’adjudication des contrats municipaux énonce les exceptions prévues par la Loi et le Règlement sur l’adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels applicables à l’octroi de contrats par les organismes municipaux.

Les modes d’adjudication

Dans l’adjudication de ses contrats, un organisme municipal peut décider de recourir au mode du plus bas soumissionnaire conforme, au mode d’adjudication à l’aide de deux enveloppes, ou encore, à la grille de pondération incluant le prix (avec ou sans discussion et négociation) pour tout contrat sollicité par appel d’offres public ou par voie d’invitation écrite, et cela, sans égard au montant de la dépense qu’il comporte.

Seuls les contrats de services professionnels de 25 000 $ ou plus ne peuvent être octroyés à l’aide du mode du plus bas soumissionnaire conforme sauf si l’organisme municipal prévoit, dans son règlement sur la gestion contractuelle, des règles particulières pour l’adjudication de contrats d’une valeur se situant entre 25 000 $ et 100 000 $.

Le plus bas soumissionnaire conforme

La règle du plus bas soumissionnaire prévoit que le conseil ne peut, sans l’autorisation préalable du ministre des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire, accorder le contrat à un soumissionnaire autre que celui ayant fait, dans le délai fixé, la soumission la plus basse. Celle ci doit alors respecter en tout point les exigences contenues dans les documents d’appel d’offres.

Les soumissions doivent être ouvertes publiquement en présence d’au moins deux témoins, à la date, à l’heure et au lieu mentionnés dans la demande de soumissions. C’est également le cas pour les modes d’adjudication suivants.

Le mode d’adjudication à l’aide des deux enveloppes

Le mode d’adjudication à l’aide des deux enveloppes se base sur un rapport entre la qualité et le prix. Il consiste, lors d’une première étape, à évaluer la qualité de chacune des soumissions conformes en fonction de critères établis par l’entremise d’un comité de sélection formé d’au moins trois membres, autres que des élus municipaux, et, lors d’une deuxième étape, à considérer le prix soumis à l’aide de la formule mathématique déterminée dans la loi. À l’aide d’un facteur variant entre 0 et 50, la formule permet d’accorder plus ou moins d’importance au prix ou à la qualité : un facteur se rapprochant de 0 favorisera le prix et un facteur se rapprochant de 50 favorisera la qualité. Ainsi, lorsqu’un organisme municipal choisit le mode d’adjudication à l’aide des deux enveloppes, il se peut que le prix de la soumission retenue ne soit pas le plus bas, mais cette soumission devrait généralement être d’une qualité supérieure aux autres.

L’organisme municipal doit prévoir un minimum de quatre critères d’évaluation dont le nombre maximal de points qui peut être attribué eu égard à chacun des critères ne peut être supérieur à 30 sur un total de 100 points pour l’ensemble des critères. Il peut également fixer un ou des critères « éliminatoires » parmi les critères de qualité et exiger à cet égard une note de passage minimale en-deçà de laquelle la soumission se verra éliminée.

L’organisme municipal doit sélectionner la soumission conforme ayant obtenu le meilleur pointage final. Il pourra néanmoins retenir, dans les rares cas où deux soumissions obtiendraient la même note finale, la soumission de son choix. Pour cela, il devra fixer à l’avance le critère déterminant advenant une telle situation, soit le prix ou la qualité.

À l’instar du mode d’adjudication comprenant une grille de pondération incluant le prix, les critères et les exigences d’évaluation des offres ainsi que les méthodes de pondération et d’évaluation fondées sur ces critères doivent être mentionnés dans la demande de soumissions. L’organisme municipal devra également y préciser que la soumission devra être transmise dans deux enveloppes distinctes, soit l’une incluant tous les documents et l’autre contenant le prix.

La grille de pondération incluant le prix

Le recours à la grille de pondération incluant le prix permet l’évaluation des offres en fonction d’un nombre de points basé, outre le prix, sur la qualité ou la quantité des biens, des services et des travaux, sur les modalités de livraison, sur les services d’entretien, sur l’expérience et la capacité financière requises de l’assureur, du fournisseur ou de l’entrepreneur ou sur tout autre critère directement relié au marché. Contrairement au mode à deux enveloppes, l’évaluation des critères de qualité est considérée en simultanée avec la pondération du prix soumis.

À la fin du processus, l’organisme municipal doit accorder le contrat au soumissionnaire conforme dont la soumission a obtenu le meilleur pointage.

La grille de pondération incluant le prix avec discussion et négociation

Un organisme municipal qui choisit d’utiliser la grille de pondération incluant le prix peut également prévoir une discussion avec les soumissionnaires conformes et une négociation avec le soumissionnaire ayant obtenu le meilleur pointage, toutes deux menées sous l’égide d’un responsable des discussions et de la négociation.

En plus des dispositions applicables au mode d’octroi d’un contrat à l’aide de la grille de pondération incluant le prix, la municipalité devra prendre connaissance, avant de recourir à la grille de pondération avec discussion et négociation, des règles complémentaires applicables à ce mode, notamment la nomination d’un responsable des discussions et de la négociation ainsi que la rédaction de deux rapports, et bien évaluer la pertinence de leur utilisation en regard de son projet.

Un seul soumissionnaire conforme

Lorsque, suivant une demande de soumissions, l’organisme municipal n’a reçu qu’une seule soumission conforme, elle peut entreprendre des discussions avec le soumissionnaire dans le but de conclure un contrat à un prix moindre. Cela ne peut se faire que lorsque le prix accuse un écart important avec l’estimation prévue par l’organisme. Cette modification ne doit toutefois pas avoir pour effet de modifier les autres obligations au contrat.

Rejet de l’ensemble des soumissions et retour en appel d’offres

Les organismes municipaux peuvent à tout moment, pour des motifs valables et raisonnables, notamment en raison du prix trop élevé des soumissions, décider de ne pas octroyer un contrat, et ce, même s’ils ont procédé à une demande de soumissions. Elles peuvent alors choisir de retourner en appel d’offres pour obtenir de nouvelles soumissions.

Le règlement sur la gestion contractuelle

Les politiques de gestion contractuelle des municipalités se sont transposées, le 1er janvier 2018 en vertu de l’article 278 de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre, en règlement sur la gestion contractuelle. Le règlement doit prévoir :

  • des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;
  • des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
  • des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption;
  • des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
  • des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
  • des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat;
  • à l’égard des contrats qui comportent une dépense inférieure à 100 000 $ et qui peuvent être passés de gré à gré, des mesures pour assurer la rotation des éventuels cocontractants.

Concernant la rotation des éventuels cocontractants, un amendement au projet de loi no 155, Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec, a été présenté à l’Assemblée nationale le 7 décembre 2017 et propose que les contrats de moins de 25 000 $ soient exclus de l’obligation d’assurer une rotation des cocontractants.

Les organismes municipaux peuvent également, en adoptant leur règlement sur la gestion contractuelle, convenir des différentes règles de passation applicables pour les contrats inférieurs à 100 000 $. Au moins une fois par an, l’organisme devra déposer au conseil municipal un rapport concernant l’application du règlement sur la gestion contractuelle.

Enfin, dans le cas où l’organisme municipal choisit de ne pas prévoir de règles de passation pour les contrats inférieurs à 100 000 $, il continue tout simplement à appliquer la règle actuelle en invitant au moins deux fournisseurs avant d’octroyer un contrat de 25 000 $ à 99 999 $.

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Les règles de transparence en gestion contractuelle

Estimation du prix du contrat

La loi prévoit une obligation pour l'organisme municipal d'établir une estimation du prix de tout contrat qui comporte une dépense de 100 000 $ ou plus. Cette obligation doit être accomplie avant l'ouverture des soumissions, le cas échéant, et la conclusion du contrat.

Publication sur Internet de la liste des contrats comportant une dépense de plus de 25 000 $

Tout organisme municipal doit publier et tenir à jour, sur Internet, une liste des contrats qu'il conclut et qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $. Cette liste doit comprendre les renseignements suivants :

  • l'objet du contrat;
  • le mode de passation du contrat (depuis le 1er janvier 2018);
  • le prix du contrat prévu dans l'estimation établie par l'organisme municipal (contrat de 100 000 $ et plus);
  • le nom de la personne à qui le contrat a été accordé;
  • le prix du contrat au moment de son attribution et s'il s'agit d'un contrat avec option de renouvellement, le montant total de la dépense prévue compte tenu de l'ensemble des options de renouvellement du contrat;
  • le montant total de la dépense effectivement faite.

Dans le cas de contrats attribués à la suite d'une demande de soumissions, la liste doit également comprendre :

  • les noms des soumissionnaires;
  • les montants des soumissions;
  • l'identification des soumissions plus basses que celles retenues qui ont été jugées non conformes.

Dans le cas de contrats conclus de gré à gré, la liste doit également indiquer la disposition de la loi en vertu de laquelle le contrat pouvait être donné sans demande de soumissions.

Les renseignements contenus dans cette liste à l'égard de chaque contrat doivent demeurer publiés pour une durée minimale de trois ans à compter de la date de publication du montant total de la dépense effectivement faite pour l'exécution du contrat.

Utilisation du système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO) et création d'un hyperlien

Les organismes municipaux doivent également utiliser le SEAO, approuvé par le gouvernement pour publier leur liste de contrats qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $.

Pour faciliter l'accès des citoyens à la liste des contrats publiée dans le SEAO, les organismes municipaux devront, au plus tard à la date de la publication de leur liste de contrats, publier sur leur propre site Internet une mention concernant la publication de leur liste sur le SEAO et un hyperlien permettant d'accéder à celle-ci. Les organismes municipaux qui ne possèdent pas de site devront le faire, selon le cas, sur le site de leur MRC ou sur un autre site dont ils devront donner un avis public de l'adresse au moins une fois par année.

Liste des contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $ dont la dépense totale dépasse 25 000 $ avec un même cocontractant

Au plus tard le 31 janvier de chaque année, les organismes municipaux doivent publier sur leur site Internet ou celui de leur MRC, pour l’exercice financier précédent, la liste de tous les contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $ passés avec un même cocontractant lorsque l’ensemble de ces contrats comporte une dépense totale qui dépasse 25 000 $.

La liste doit indiquer, pour chaque contrat :

  • le nom de chaque cocontractant;
  • le montant de la dépense;
  • l’objet du contrat.

Vente des documents d'appel d'offres par le SEAO

En rendant disponibles les documents d’appel d’offres dans le SEAO, les organismes municipaux facilitent leur accès et leur vente au plus grand nombre de soumissionnaires potentiels.

Il est à noter que le SEAO offre déjà le service de vente des documents d'appel d'offres et que ce service est gratuit pour les organismes municipaux, sauf dans le cas de la publication d'addendas. La distribution des documents d'appel d'offres par le SEAO peut se faire électroniquement ou en version papier selon la demande du fournisseur qui a également la possibilité de les consulter gratuitement sur Internet avant de les commander.

Non-divulgation du nombre et de l’identité des requérants

La loi prévoit une interdiction, pour un membre du conseil ou pour un employé de l'organisme municipal, de divulguer, avant l'ouverture des soumissions, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou l'identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumissions, d'un document auquel elle renvoie ou d'un document additionnel qui y est lié.

L’interdiction de divulguer un renseignement s’applique également à l'exploitant du SEAO et ses employés, à moins d'une autorisation de ce dernier à cet effet. En fait, après l'obtention des documents d'appel d'offres par un soumissionnaire potentiel, la préparation d'une soumission peut nécessiter que ce dernier obtienne des propositions de sous-traitants et de fournisseurs. Il peut à cette fin communiquer privément avec ses partenaires d'affaires habituels. Il peut également recourir à d'autres moyens pour divulguer son identité et ainsi rendre public son intérêt à recevoir des propositions afin d'en recevoir un plus grand nombre, notamment en autorisant le SEAO à divulguer son identité.

Un membre du conseil qui, sciemment, ne respecte pas l'interdiction de divulgation pourra être tenu personnellement responsable envers la municipalité de toute perte ou préjudice subi par elle et déclaré inhabile à exercer, pendant deux ans, notamment la fonction de membre du conseil de toute municipalité. La responsabilité prévue précédemment s'applique également à un employé de la municipalité et à toute personne qui, sciemment, est partie à l'acte illégal.

Non-divulgation de l’identité des membres de comités de sélection

Les membres du conseil ou les employés de l’organisme municipal ne peuvent divulguer de renseignement permettant d’identifier une personne comme étant membre d’un comité de sélection, à l’exception d’un comité de sélection formé pour déterminer le lauréat d’un concours.

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L’évaluation de rendement

Une demande de soumissions peut prévoir qu’un organisme municipal se réserve la possibilité de refuser toute soumission d’un entrepreneur ou d’un fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant.

Un organisme municipal ne peut, aux fins du paragraphe précédent, utiliser une évaluation de rendement insatisfaisant que si cette évaluation remplit les conditions suivantes :

  • elle est liée à l’exécution d’un contrat attribué par l’organisme municipal ou par l’organisme responsable de l’exécution d’une entente à laquelle est partie l’organisme municipal et qui a été conclue en vertu de la Loi sur les cités et villes (art. 29.5 – Entente avec une autre municipalité, un établissement public, une commission scolaire, un établissement d'enseignement ou un organisme à but non lucratif; art. 29.9.1 – Entente avec l'Union des municipalités du Québec ou la Fédération québécoise des Municipalités; art. 29.10 – Entente avec un conseil de bande au sens de la Loi sur les Indiens ou de la Loi sur les Cris et les Naskapis du Québec);
  • elle a été réalisée par la personne désignée à cette fin par le conseil de la municipalité ou par l’organisme;
  • elle est consignée dans un rapport dont une copie a été transmise à l’entrepreneur ou au fournisseur, et ce, au plus tard le soixantième jour suivant la fin du contrat qui en fait l’objet;
  • un délai d’au moins 30 jours après la réception de la copie du rapport visé ci dessus a été accordé à l’entrepreneur ou au fournisseur afin qu’il puisse transmettre, par écrit, tout commentaire sur ce rapport à l’organisme municipal;
  • après examen des commentaires transmis, l’évaluation est devenue définitive en étant approuvée par le conseil de la municipalité ou par l’organisme, au plus tard le soixantième jour suivant la réception de ces commentaires ou, en l’absence de commentaires, suivant celui de l’expiration du délai prévu à cette fin. Une copie certifiée conforme de l’évaluation approuvée est transmise à l’entrepreneur ou au fournisseur.

Le ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire a élaboré le Guide pour procéder à l’évaluation de rendement Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (363 Ko) à l’intention des organismes municipaux visés par cette disposition. Le document suggère et propose des éléments pouvant être utilisés par les organismes municipaux pour réaliser une évaluation de rendement insatisfaisant ou satisfaisant, s’il y a lieu.

L’attestation fiscale émise par l’Agence du revenu du Québec

Les organismes municipaux doivent exiger d’un entrepreneur intéressé à conclure un contrat de construction comportant une dépense de 25 000 $ et plus une attestation de conformité fiscale émise par l’Agence du revenu du Québec.

L’attestation de l’Agence du revenu du Québec est délivrée à tout entrepreneur qui, à la date indiquée, a fourni les déclarations et les rapports qu’il devait produire en vertu des lois fiscales et n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit de l’Agence du Revenu du Québec.

Pour être valable, l’attestation de l’entrepreneur ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions ni après ces dates et heures ou, s’il s’agit d’un contrat de gré à gré, plus de 90 jours avant celui de la conclusion du contrat.

L’obligation de détenir cette attestation s’applique également aux sous-entrepreneurs qui souhaitent contracter directement avec l’entrepreneur qui a obtenu un contrat de construction. Pour être valable, l’attestation du sous-entrepreneur ne doit pas avoir été délivrée plus de 90 jours avant la date limite fixée pour la réception des soumissions relatives au contrat de l’entrepreneur ni après le jour de la conclusion du sous-contrat ou, si le contrat de l’entrepreneur est conclu de gré à gré, plus de 90 jours avant celui de la conclusion du sous-contrat.

Ainsi, l’entrepreneur à qui le contrat de construction a été octroyé par l’organisme municipal doit, avant le début des travaux, lui transmettre une liste indiquant, pour chaque sous-contrat, les informations suivantes :

  • le nom et l’adresse du sous-entrepreneur;
  • le montant et la date du sous-contrat;
  • le numéro ainsi que la date de délivrance de l’attestation de Revenu Québec détenue par le sous-entrepreneur.

L’entrepreneur qui, après le début des travaux, contracte avec un sous-entrepreneur dans le cadre de l’exécution de son contrat doit en aviser l’organisme municipal en lui produisant une liste modifiée avant que ne débutent les travaux confiés à ce sous-entrepreneur.

Toutefois, l’entrepreneur qui n’a pas, au Québec, d’établissement où il exerce ses activités de façon permanente n’a pas l’obligation de détenir l’attestation de l’Agence du Revenu du Québec. Il en est de même pour un entrepreneur lorsqu’un contrat ou un sous-contrat de construction doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

À défaut de respecter certaines obligations relatives à l’attestation, l’entrepreneur ou le sous-entrepreneur commet une infraction et est passible d’une amende. De plus, le cumul d’infractions sur une période déterminée empêchera l’entrepreneur d’obtenir des contrats publics pour une durée fixe. C’est le ministre du Revenu qui est chargé de l’application et de l’exécution des dispositions relatives aux infractions.

Le rôle de l’Autorité des marchés financiers

Responsabilité des entreprises assujetties à la Loi sur les contrats des organismes publics

Une entreprise qui souhaite conclure un contrat ou un sous-contrat public municipal de plus de 1 million de dollars pour les contrats de services ou de plus de 5 millions de dollars pour les contrats de construction doit effectuer une demande auprès de l’Autorité des marchés financiers (AMF) afin d’obtenir une autorisation à cette fin. Dans le cas d’un consortium, chaque entreprise le composant doit, à cette date, être individuellement autorisée. Cette autorisation est valide pour trois ans.

En outre, la Loi sur les contrats des organismes publics mentionne que l’entreprise qui répond à un appel d’offres en vue de la conclusion d’un contrat public ou d’un sous-contrat public doit être autorisée à la date du dépôt de sa soumission sauf si l’appel d’offres prévoit une date différente, mais antérieure à la date de la conclusion du contrat. Une autorisation doit être maintenue pendant toute l’exécution du contrat ou du sous-contrat public. Les conditions d’intégrité doivent d’ailleurs être respectées pour toute la durée de la période de validité de l’autorisation et une demande de renouvellement devra être formulée par l’entreprise avant le terme de ces trois ans.

Responsabilité de l'organisme municipal

Avant le lancement de l’appel d’offres, l'organisme municipal doit indiquer dans ses documents d’appel d’offres s’il s’agit d’un contrat qui doit faire l’objet d’une autorisation de l’AMF (selon la loi ou les décrets). Selon le cas, il faut prévoir un délai suffisant pour permettre aux entreprises d’obtenir leur autorisation avant la conclusion du contrat.

Avant la conclusion du contrat, l’organisme municipal doit s’assurer que l’entreprise est inscrite au Registre des entreprises autorisées Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (REA) ou, s’il s’agit d’un contrat qui n’est pas encore visé par l’autorisation, que l’entreprise n’est pas inscrite au Registre des entreprises non admissibles Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre ni ne fait l’objet d’une licence restreinte au sens de la Loi sur le bâtiment.

Certaines clauses devraient être ajoutées aux documents d’appels d’offres ainsi qu’aux contrats. Le document intitulé : « Clauses contractuelles pouvant être ajoutées aux documents d’appel d’offres et aux contrats Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (105 Ko) » présente des exemples de clauses pouvant être utilisées.

Cas particuliers

Un contractant ou un sous-contractant qui exécute un contrat ou un sous-contrat public et qui n’a pas d’autorisation parce que celle-ci est expirée, ou parce que l’AMF la lui a révoquée ou a refusé de la lui renouveler, est réputé en défaut d’exécuter ce contrat ou ce sous-contrat au terme d’un délai de 60 jours suivant la date d’expiration ou la date de notification de la décision de l’AMF.

Toutefois, ce contractant ou ce sous-contractant n’est pas réputé en défaut d’exécution dans le cas où il n’est plus autorisé en raison du seul fait qu’il n’a pas fait sa demande de renouvellement dans les délais requis. Dans cette situation, ce contractant ou ce sous-contractant peut continuer les contrats publics en cours d’exécution jusqu’à la décision de l’AMF relative au renouvellement de l’autorisation.

Le registre des entreprises non admissibles (RENA)

Avant de conclure un contrat

Tous les contractants déclarés coupables, en vertu d’un jugement définitif, de l’une ou l’autre des infractions qui sont déterminées par le Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement deviendront inadmissibles aux contrats municipaux Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre à compter du moment où cette déclaration de culpabilité aura été consignée au RENA. Cette situation s’applique également aux contrats de sous-traitance.

Il est à noter que le gouvernement peut prévoir, dans certains cas, aux conditions et selon les modalités déterminées par règlement, qu’un contractant ou une personne liée à un contractant doivent avoir été déclarés coupables en vertu de jugements définitifs d’un nombre minimal d’infractions avant d’être déclarés inadmissibles et d’être inscrits au RENA.

Un contractant inadmissible aux contrats municipaux ne peut présenter une soumission pour la conclusion d’un contrat municipal, conclure de gré à gré un tel contrat, ni conclure un sous-contrat relié directement à un tel contrat, et ce, pour la durée fixée par règlement à l’égard de l’infraction ou du groupe d’infractions commises, laquelle ne peut excéder cinq ans.

Il est prévu que le président du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) informe par écrit sans délai le contractant de son inscription au registre, des motifs de son inscription et de sa période d’inadmissibilité aux contrats publics. Le président du SCT fixe ensuite un délai au contractant qui doit alors lui transmettre, par écrit, le nom de chaque organisme municipal avec lequel un contrat est en cours d’exécution.

Responsabilité du contractant

Un contractant qui a conclu avec un organisme municipal un contrat visé dans cette loi, avant de conclure tout sous-contrat requis pour son exécution, doit s’assurer que chacun de ses sous-traitants n’est pas inscrit au RENA ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée.

Le contractant qui a conclu un contrat avec un organisme municipal devra lui transmettre, pour chaque sous-contrat, avant que l’exécution du contrat ne débute, une liste indiquant les informations suivantes :

  • le nom et l’adresse du principal établissement du sous-traitant;
  • le montant et la date du contrat de sous-traitance, le cas échéant.

Cette liste doit être mise à jour, lorsque requis, et être transmise à l’organisme municipal.

Le contractant qui conclut un sous-contrat avec un contractant inadmissible commet une infraction et est passible d’une amende. De plus, si ce contractant a déjà été déclaré coupable d’une telle infraction dans les deux années qui précèdent une seconde condamnation, il devient inadmissible aux contrats publics pendant une période de deux ans à compter de la consignation de cette situation au RENA.

Responsabilité de l’organisme municipal

Avant de conclure un contrat, l’organisme municipal doit s’assurer que chaque soumissionnaire ou que l’attributaire n’est pas inscrit au RENA ou, s’il y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée. Le registre est accessible sur le site Web du RENA Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre.

Dans le cas d’une entreprise, les renseignements figurant au registre seront :

  • le nom de l’entreprise;
  • l’adresse de son principal établissement;
  • le numéro d’entreprise du Québec (NEQ), le cas échéant;
  • selon le cas, l’infraction ou les infractions pour lesquelles l’entreprise a été déclarée coupable ou l’infraction, ou les infractions, pour laquelle une déclaration de culpabilité touchant une personne liée a entraîné son inscription au registre et, dans ce dernier cas, le nom de la personne liée et la municipalité sur le territoire de laquelle elle réside;
  • la date où prendra fin son inadmissibilité aux contrats publics;
  • tout autre renseignement déterminé par règlement du gouvernement

Demande d’autorisation afin de poursuivre ou d’attribuer un contrat à une entreprise inadmissible aux contrats publics

Autorisation pour poursuivre un contrat en cours

Pour tous types de contrats, peu importe les montants, une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA ne peut poursuivre l’exécution du contrat, à moins d’avoir obtenu, dans des circonstances exceptionnelles et s’il en va de l’intérêt public, l’autorisation confirmant sa poursuite par le ministre des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire dans les 20 jours suivant cette inadmissibilité. L’autorisation pourra être assortie de conditions, notamment en exigeant que le contractant soit soumis, à ses propres frais, à des mesures de surveillance et d’accompagnement, et ce, en vertu du Règlement sur le registre des entreprises non admissibles aux contrats publics et sur les mesures de surveillance et d’accompagnement.

Si tel est le cas, les mesures de surveillance et d’accompagnement seront exécutées par une personne choisie par l’organisme à partir d’une liste de personnes accréditées par le SCT. L’objectif est de mettre en application les mesures de surveillance et d’accompagnement déterminées par le ministre selon les conditions et modalités convenues entre la personne accréditée et le contractant inadmissible.

Toutefois, s’il s’agit d’un cas où l’article 65.2.1 de la Loi sur le bâtiment s’applique, c’est-à-dire si le contractant se voit délivrer en cours d’exécution du contrat une licence restreinte, la demande d’autorisation devra être faite à la Régie du bâtiment dans les 20 jours suivant l’inadmissibilité. Cette dernière pourra également, en vertu de cet article, assortir son autorisation de mesures de surveillance et d’accompagnement, et ce, aux frais du titulaire de la licence restreinte. Cette situation s’applique également aux contrats de sous-traitance.

Autorisation pour conclure un nouveau contrat

Dans des circonstances exceptionnelles et s’il en va de l’intérêt public, le ministre peut permettre à un organisme municipal de conclure un contrat avec une entreprise inadmissible aux contrats publics, ou encore, permettre la conclusion d’un sous contrat rattaché directement à un contrat municipal, avec une telle entreprise.

Dans ce cas, il n’y a pas de délai à respecter, le ministre doit, préalablement, autoriser la conclusion d’un tel contrat ou d’un tel sous-contrat.

Exception prévue en situation d’urgence

En situation d’urgence et lorsque la sécurité des personnes ou des biens est en cause, l’organisme municipal peut, sans l’autorisation du ministre, procéder à la conclusion d’un contrat avec un contractant inadmissible aux contrats publics ou permettre à un contractant de conclure un sous-contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non autorisée.

Le ministre devra être informé, par lettre, dans les 15 jours suivant la conclusion d’un tel contrat ou sous-contrat. La lettre doit obligatoirement spécifier le nom de l’entreprise avec qui le contrat ou sous-contrat est conclu puisque le ministre doit rendre cette information publique, sur un site Internet et par la Gazette officielle du Québec.

Formulaires pour dérogation

Pour tout organisme municipal désirant formuler une demande auprès du ministre des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire afin de poursuivre ou d’attribuer un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être.

Le formulaire Demande d’autorisation pour poursuivre un contrat en cours d’exécution avec une entreprise inscrite au RENA Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (277 Ko) s’applique à la poursuite d’un contrat déjà existant tandis que le formulaire Demande d’autorisation pour signer un nouveau contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou un nouveau contrat ou un sous-contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non-inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être Ouverture d'un document PDF dans une nouvelle fenêtre (263 Ko) concerne une demande d’attribution d’un nouveau contrat. Dans les deux cas, l’organisme municipal doit s’assurer de fournir, en plus du formulaire approprié, tous les documents requis qui y sont décrits.

Les formulaires et les documents liés doivent être ensuite déposés sur le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales.

Commissaire à la lutte contre la corruption

En vertu de la Loi concernant la lutte contre la corruption, le Commissaire à la lutte contre la corruption a notamment comme fonction de recevoir, de consigner et d’examiner les dénonciations d’actes répréhensibles, afin de leur donner les suites appropriées. Un « acte répréhensible » peut être : 

  • 1° une contravention à une disposition d’une loi fédérale ou provinciale ou un règlement pris en application d’une telle loi, si cette contravention implique de la corruption, de la malversation, de la collusion, de la fraude ou du trafic d’influence dans, entre autres, l’adjudication, l’obtention ou l’exécution des contrats octroyés dans l’exercice des fonctions d’un organisme ou d’une personne du secteur public;
  • 2° un usage abusif des fonds ou des biens publics ou un cas grave de mauvaise gestion en matière contractuelle dans le secteur public;
  • 3° le fait d’ordonner ou de conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible prévu aux paragraphes 1°et 2°.

Procédure de dénonciation

Toute personne qui souhaite faire une dénonciation communique au commissaire tout renseignement qui, selon elle, peut démontrer qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être, ou qu’on lui a demandé de commettre un tel acte.

La personne qui effectue la dénonciation peut le faire malgré, notamment, toute obligation de loyauté ou de confidentialité pouvant la lier à son employeur ou à son client. La Loi n’a toutefois pas pour effet d’autoriser la personne qui effectue la dénonciation à communiquer au commissaire des renseignements protégés par le secret professionnel liant l’avocat ou le notaire à son client.

Par ailleurs, le commissaire doit prendre toutes les mesures nécessaires afin de s’assurer que l’anonymat de la personne qui a effectué une dénonciation soit préservé dans la mesure du possible. Il est également interdit d’exercer une quelconque mesure de représailles (rétrogradation, suspension, congédiement, déplacement ou toute autre mesure disciplinaire) contre une personne qui fait une dénonciation.

Pour tous renseignements supplémentaires sur la procédure de dénonciation, veuillez consulter le site Web de l’Unité permanente anticorruption Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre (UPAC).

Les accords de libéralisation des marchés

Les accords de libéralisation des marchés conclus par le Québec ont pour objet d’ouvrir, à partir de certains seuils et sur une base réciproque, les marchés publics à l’ensemble des entreprises d’une province ou d’un pays signataire. Les organismes municipaux sont visés par trois accords de libéralisation des marchés présentement en vigueur, soit :

  • l’Accord de libre échange canadien (ALEC);
  • l’Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario (ACCQO);
  • l’Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et l’Union européenne.

Le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre comprend une section qui regroupe toute l'information à ce sujet.

Accord de libre-échange canadien

Depuis le 1er juillet 2017, l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) est venu remplacer l’Accord sur le commerce intérieur (ACI) qui était en vigueur depuis 1995. L’ALEC vient instaurer une nouvelle structure visant une libéralisation de tous les secteurs de l’économie par l’entremise de règles générales et précises. Ces règles favorisent la circulation des produits et des services, de l’investissement et de la mobilité de la main d’œuvre, l’élimination des obstacles techniques au commerce, une plus large couverture des marchés publics et une plus grande coopération réglementaire au Canada. Pour ce faire, l'ALEC adopte une structure dite « par liste négative », qui oblige les parties engagées à dévoiler, sous forme d'exceptions spécifiques, les restrictions au commerce qu'elles souhaitent maintenir.

L’article 504 de l’accord établit les valeurs des seuils pour les marchés couverts, soit 100 000 $ ou plus pour les produits ou services et de 250 000 $ et plus pour les contrats de construction. L’accord prévoit que ces seuils soient indexés tous les deux ans pour s’adapter à l’inflation, et ce, à partir du 1er janvier 2018.

Pour plus de précisions sur les règles qui concernent les organismes municipaux, consultez le site Web de l’Accord de libre-échange canadien Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre.

Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario

L’Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario (ACCQO) est entré en vigueur le 1er octobre 2009. Le chapitre sur les marchés publics de cet accord remplaçait l’accord de libéralisation des marchés publics du Québec et de l’Ontario signé en 1994.

Le 11 septembre 2015, les gouvernements du Québec et de l'Ontario ont signé le protocole modifiant le chapitre sur les marchés publics de l'ACCQO afin d’en harmoniser le contenu avec le nouvel accord de libre-échange canadien. Le chapitre modifié est entré en vigueur le 1er septembre 2016 pour les organismes municipaux.
Pour prendre connaissance du texte de l’entente, consultez le document Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre.

Accord économique et commercial global

L’Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et l’Union européenne est entré en vigueur le 21 septembre 2017. Cet accord prévoit des dispositions de large portée pour les niveaux fédéral, provincial et municipal couvrant pratiquement tous les secteurs de la relation commerciale entre le Canada et l’Union européenne, et ce, dans le but d’éliminer ou de réduire les obstacles au commerce. L’AECG permet un accès privilégié aux marchés publics de l’Union européenne, considérée comme le plus vaste marché d’approvisionnement public au monde, en éliminant et réduisant les obstacles au commerce.

Le chapitre 19 de l’accord établit les valeurs des seuils pour les marchés couverts, soit de 340 600 $ et plus pour les produits ou services et de 8 500 000 $ et plus pour les contrats de construction. L’accord indique que ces seuils seront indexés tous les deux ans pour s’adapter au taux de change, et ce, à partir du 1er janvier 2018.

Il prévoit également, pour les marchés publics, certaines exceptions importantes aux services couverts, notamment pour les industries culturelles, les entreprises autochtones, la défense, la recherche développement, les services financiers et les services dans les secteurs des loisirs, des sports, de l’enseignement et des soins de santé ainsi que les services sociaux. L’ensemble des services couverts par cet accord se trouvent à son annexe 19-5 Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre.

Pour plus d’information au sujet de l’AECG, consultez le site web de l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne Ouverture d'un site externe dans une nouvelle fenêtre.

Documents à consulter

Autres Muni-Express concernant
la gestion contractuelle